開完會之後，讓 AI 幫你列出誰要做什麼
工作流程 · 2026-09-05
開完一個小時的會，最花時間的往往不是開會本身，是散會之後坐下來回想「剛才到底講好了什麼」。
這一篇示範一件很小、但每星期都會用到的事：把會議錄音變成一張待辦清單。用免費版的 AI 工具就做得到，不需要安裝任何東西。
你需要什麼
- 一段會議錄音（手機錄音程式就可以）
- 一個 AI 對話工具的帳戶（ChatGPT、Claude、Gemini 都可以）
第一步：把錄音變成文字
大部分 AI 對話工具現在都可以直接接收音訊檔。把錄音檔拖進對話框，然後打一句：
請把這段錄音逐字整理成文字，分開不同發言者。
聽不清楚的地方標示 [聽不清]，不要猜。「不要猜」這三個字要寫。不寫的話，聽不清楚的地方它會自己填一個合理的答案上去 —— 而那個答案看起來跟真的一模一樣。
第二步：問它要清單，不要摘要
這一步是大部分人做錯的地方。多數人會打「幫我總結這個會議」，然後拿到一段四平八穩、讀完等於沒讀的文字。
摘要和待辦清單是兩件事。要待辦清單就直接要：
根據上面的文字，整理成一張表，每一行包括：
要做的事 / 負責人 / 什麼時候之前 / 這件事是誰提出的
規則：
- 只寫會議裡真的有人答應要做的事，沒有人認頭的不要寫
- 沒有講明期限的，那一格寫「未定」，不要自己填一個日期
- 有講但沒有講清楚的，另外開一段列出來，標題叫「這幾件事要再問一次」最後那一段是整個做法最有用的部分。它交回來的「要再問一次」清單，通常就是這個會真正沒有開完的地方。
第三步：自己核對一次
AI 整理出來的東西一定要看過才發出去。重點看兩樣：
- 負責人有沒有寫錯。 錄音裡「阿明覺得應該找阿強做」很容易被整理成「阿明負責」。
- 期限是不是它自己加的。 這是最常見的一種錯 —— 沒有人說過的日期，出現在清單上，然後大家就當真了。
為什麼這件事值得做
不是因為快。是因為散會之後三十分鐘內就發得出去。
一份會議記錄的價值隨時間急跌：即日發出去，大家還記得，有錯會即刻有人指出來；三日之後才發，沒有人會逐行看，錯了也不會有人發現。
想把這一類「每星期都要做一次」的事整批交給電腦處理，可以看 AI 一人公司實戰系列。